Vollständige Umstellung, keine Unterbrechungen: Wie die Migration von Salesforce zu HubSpot den Erfolg des Vertriebsteams vorantrieb

Die Herausforderung

Das Vertriebsteam von Grover hatte Schwierigkeiten mit Salesforce. Zwar nutzten sie das System neben ihrem Admin-Panel (in dem alle Vertrags- und Mietgeräteinformationen gespeichert waren) für das Vertriebsmanagement, doch konnte Salesforce mit ihren Anforderungen nicht Schritt halten.

Die wichtigsten Punkte:

• Schlechte Benutzererfahrung – Grover empfand Salesforce als schwer zu bedienen und nicht intuitiv, was die Vertriebsprozesse verlangsamte und die Akzeptanz im Team erschwerte.

• Ignorierte Anfragen – Obwohl Grover um Unterstützung und Verbesserungen gebeten hatte, wurden die Anfragen oft von dem zuständigen Salesforce-Kundenbetreuer übersehen, was bei Grover zu Frustration führte und das Gefühl hinterließ, nicht unterstützt zu werden.

• Mangelnde Innovation – Grover stellte fest, dass Salesforce keine neuen Funktionen oder kreativen Lösungen vorstellte, die den sich wandelnden Geschäftsanforderungen entsprachen, wodurch die Plattform einen stagnierenden Eindruck hinterließ.
  

All diese Faktoren veranlassten Grover dazu, nach einer flexibleren und innovativeren Alternative zu suchen, die sie schließlich in HubSpot fanden.

Der Plan sah vor, alles auf HubSpot Sales Pro und Service Enterprise umzustellen (diese Fallstudie konzentriert sich ausschließlich auf Sales Pro). Als sie jedoch bei der Anbindung der Daten aus dem Admin-Panel an HubSpot auf Hindernisse stießen, wählten sie einen intelligenteren Ansatz: Sie ließen Salesforce vorübergehend weiterlaufen, um Daten aus dem Admin-Panel an HubSpot zu übermitteln, während sie für die Zukunft eine direkte Integration zwischen Admin-Panel und HubSpot planten.

Hinweis: Dieses Projekt konzentrierte sich ausschließlich auf den B2B-Vertrieb, während der B2C-Bereich weiterhin auf den bestehenden Systemen basierte.

Unsere Lösung – Ein vierstufiger 90-Tage-Prozess

Schritt 1: Die Funktionsweise von Grover verstehen – Kundenanalyse

Zunächst besuchten wir Grovers Büro in Berlin, wo wir einen ganzen Tag mit dem Vertriebsteam verbrachten. Anstatt uns auf Vermutungen zu verlassen, wollten wir uns vor Ort ein Bild davon machen, wie das Team arbeitet. 

• Welche Tools sie verwendet haben und wie
  
  
• Wo sie bei ihren täglichen Aufgaben ins Stocken geraten sind
  
  
• Was sie an ihrer derzeitigen Arbeitsweise frustriert hat

Im Rahmen dieses Workshops haben wir 78 Themen ermittelt, die in HubSpot umgesetzt werden müssen, darunter:

• Regeln für die automatische Lead-Zuordnung 
  
  
• Bedingte Logik für verschiedene Szenarien 
  
  
• Pflichtfelder zur Gewährleistung der Datenqualität 
  
  
• Anbindungen an Tools von Drittanbietern 
  
  
• Benutzerdefinierte Datensatzansichten  
  
  
• Datensatzformulare mit den richtigen Feldern 
  
  
• Automatisierte Aufgaben und Nachfassaktionen 
  
  
• Vertriebssequenzen  
  
  
• Ein Schulungsplan und Ressourcen zur Einarbeitung für das Team
  
  

Schritt 2: Alles planen, bevor wir loslegen

Wir haben Grover ein ausführliches Arbeitsbuch zur Verfügung gestellt, das alles enthielt, was sie vor der Einrichtung von HubSpot wissen mussten, sowie eine Schätzung, wie viel Personal und Zeit ihrerseits erforderlich sein würden, um das Projekt zum Erfolg zu führen.

Die Grundlagen:

• E-Mail-Einrichtung und Domain-Verbindungen
  
  
• Benutzerkonten und Zugriffsrechte (vor allem für kostenpflichtige Lizenzen)
  
  
• Erstellung und Integration von Formularen

Vertrieb:

• Wie Geschäfte die verschiedenen Phasen der Pipeline durchlaufen sollten
  
  
• Regeln für die Zuweisung von Leads an die richtigen Ansprechpartner
  
  
• Automatisierte Follow-up-Sequenzen
  
  
• Einführung und Nutzung des Sales Workspace

Berichterstattung:

• Team- und Einzelberichte, unter anderem zu abgeschlossenen Geschäften nach Verantwortlichem, prognostizierten Geschäftsabschlüssen, neu generierten Geschäften und offenen Aktivitäten.
  
  
• Einführung von Zielvorgaben zur Erfassung der vierteljährlichen Leistung der Vertriebsmitarbeiter, um Transparenz zu schaffen und die Zielerreichung sicherzustellen.

Verbindungen:

• Daten aus Salesforce in HubSpot integrieren (Datenwörterbuch)
  
• Andere Tools verbinden
  
  
• Berichte einrichten und Nachverfolgung

Making It Look Right: 

• Grovers Markenidentität, Farben und Schriftarten

• E-Mail-Vorlagen, die zu ihrem Stil passen

Schritt 3: Integration mit Salesforce

HubSpot verfügt über eine integrierte Anbindungsmöglichkeit an Salesforce, doch um dies korrekt umzusetzen, ist eine sorgfältige Planung erforderlich. Daher haben wir eine Vorlage für die Zuordnung von Salesforce zu HubSpot bereitgestellt, um alle relevanten Felder zu definieren und festzulegen, welche Datensynchronisationen aktiviert werden sollten. Der nächste Schritt bestand darin, die richtigen Berechtigungen für die Nutzer der Integration einzurichten – sie benötigen in beiden Systemen bestimmte Zugriffsebenen, um die Daten ordnungsgemäß zu synchronisieren. 

Anschließend haben wir jede einzelne Eigenschaft aller Objekte (Kontakte, Unternehmen, Deals) durchgesehen, um zu überprüfen, wie sie zwischen den beiden Systemen zugeordnet wurden. Auch wenn die Systeme versuchen, Daten automatisch abzugleichen, ist dies nicht immer korrekt. So kann beispielsweise das Feld „Telefon“ in Salesforce dem Feld „Mobiltelefon“ in HubSpot zugeordnet werden, obwohl es eigentlich dem Feld „Telefonnummer“ zugeordnet werden sollte.

Außerdem mussten wir die Synchronisierungsrichtung festlegen – einige Daten mussten in beide Richtungen fließen, während andere Informationen nur von Salesforce zu HubSpot oder umgekehrt synchronisiert werden sollten. Dies verhindert Datenkonflikte und stellt sicher, dass jedes System für bestimmte Informationstypen die verlässliche Quelle bleibt.

Wenn Datensätze nicht ordnungsgemäß synchronisiert werden (was häufiger vorkommt, als man erwarten würde), muss man die Ursache dafür ermitteln und die Synchronisierung im Datensatz manuell aktivieren.

Schritt 4: Schulung des Teams

Wir haben praxisorientierte Workshops durchgeführt, in denen alle Teilnehmer HubSpot selbst ausprobiert haben. Die Schulung war nicht nur theoretisch – wir haben darauf geachtet, dass sie praxisnah war. Wir haben folgende Themen behandelt:

• Wie sich die Terminologie und Konzepte von HubSpot von denen von Salesforce unterscheiden
  
  
• Sich im neuen System und all seinen Menüs zurechtfinden
  
  
• Den Sales Workspace zur Verwaltung von Leads und Deals nutzen
  
  
• Die Integration des E-Mail-Posteingangs einrichten
  
  
• Den Kalender und den Terminplaner verknüpfen
  
  
• E-Mail-Signaturen erstellen
  
  
• Die Co-Pilot-KI-Funktionen von HubSpot plattformweit nutzen

Im Mittelpunkt standen stets die Vertriebsfunktionen, da diese im täglichen Einsatz stehen würden.

Hypercare-Phase: Wir haben wöchentliche „Power Hour“-Telefonate eingerichtet, um Fragen zu beantworten und Probleme zu beheben, die auftraten, sobald die Mitarbeiter HubSpot für ihre eigentliche Arbeit nutzten. Diese Sitzungen waren von entscheidender Bedeutung, da bestimmte Probleme und Fragen erst dann zutage treten, wenn man das System tatsächlich täglich nutzt.

Die Ergebnisse

Zeit: Alles wurde in nur drei Monaten erledigt.

In der ersten Phase, bevor sie beschlossen, die Integration noch eine Weile weiterlaufen zu lassen, begannen wir mit der Migration von etwa 29.000 Deals, 92.000 Leads, 21.000 Kontakten und 19.000 importierten Unternehmen. Bei Integrationen, bei denen kein Import neuer Daten erforderlich ist, werden die Daten natürlich weiterhin hin und her synchronisiert, was auch geschah, als sie sich dafür entschieden, die Integration aktiv zu lassen. Zusätzlich zur Salesforce-Integration wurden vier weitere Integrationen mit HubSpot implementiert.

Wie schnell die Nutzer mit HubSpot losgelegt haben:

50 % des Teams nutzten die Plattform bereits nach der ersten Schulung,
70 % innerhalb von zwei Wochen
und 100 % bereits nach einem Monat.

Die Auswirkungen auf den Umsatz:

• Die Umsatzentwicklung blieb nach der Umstellung stabil, sodass keine negativen Auswirkungen zu verzeichnen waren.
  
  
• Das Team hat sich schnell an das neue System gewöhnt und konnte so den Geschäftsfluss und den Umsatz während der Umstellung auf einem konstanten Niveau halten.
  
  
• Trotz einer Verkleinerung des Teams im weiteren Verlauf des Zeitraums blieb die Umsatzentwicklung stabil.
  
  
• Diese Stabilität zeugt von einer hohen Akzeptanz und davon, dass HubSpot die Vertriebsabläufe effektiv unterstützt.
  
  
• Alles deutet auf einen positiven Trend und Wachstumspotenzial in den kommenden Monaten hin.

Aktueller Stand: Alles läuft reibungslos, und wir unterstützen Grover weiterhin bei der Planung der Einführung von Marketing- und Kundenservice-Funktionen.

Was sich für Grover geändert hat

Der Unterschied war enorm. Grovers Vertriebsteam musste sich zuvor mit einem langsamen, komplizierten System herumschlagen, doch nun verfügte es über eine Lösung, die die Arbeit tatsächlich erleichterte. Die Tatsache, dass innerhalb eines Monats 100 % des Teams HubSpot nutzten, zeigt, wie viel besser es war.

Vor allem aber haben wir es schnell umgesetzt. Wenn ein wachsendes Unternehmen wie Grover rasch Ergebnisse benötigt, ist Schnelligkeit genauso wichtig wie die richtige Umsetzung.

Erfolgsfaktoren

1. Sprechen Sie zuerst mit dem Team: Wenn Sie verstehen, wie die Leute tatsächlich arbeiten, lassen sich spätere große Fehler vermeiden
2. Clevere Kompromisse funktionieren: Wenn Sie nicht alles auf einmal ändern können, finden Sie einen Weg, der vorerst funktioniert
3. Zeigen statt erzählen: Menschen lernen schneller, wenn sie anhand von konkreten Beispielen üben
4. Bleiben Sie zur Unterstützung da: Zu den besten Projekten gehört auch die Betreuung, nachdem alles live gegangen ist

Grover zeigt, dass selbst komplexe Veränderungen im Vertrieb schnell umgesetzt werden können, wenn man sich darauf konzentriert, was die Menschen tatsächlich brauchen.

Sie erwägen einen Wechsel von Salesforce, benötigen aber Unterstützung? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Erfahren Sie mehr über unsere Beratungsleistungen.