Folge 24 – Duplikate in HubSpot bereinigen

 

Außerdem gehen sie auf einige der neuesten HubSpot-Updates ein, darunter verbesserte CRM-Verknüpfungen, Round-Robin-Anrufweiterleitung, AI Note Taker und neue Workflow-Funktionen.

Sehen Sie sich die gesamte Folge unten an:

 

Wie können Sie doppelte Datensätze in HubSpot bereinigen?

Doppelte Kontakte und Unternehmen kommen in fast jedem CRM vor. Sie können durch Formularübermittlungen, Importe, Integrationen oder einfach dadurch entstehen, dass dieselben Informationen mehrmals eingegeben werden.

HubSpot hilft dabei, potenzielle Duplikate mithilfe der Duplikatsverwaltungsfunktion im Data Hub zu identifizieren. Dabei werden Datensätze anhand von Informationen wie Firmennamen, Domains, Telefonnummern und anderen Eigenschaften verglichen.

Das Zusammenführen doppelter Datensätze istjedoch nicht immer so einfach wie ein Klick auf eine Schaltfläche.

Was sollten Sie vor dem Zusammenführen doppelter Datensätze prüfen?

Bevor Sie Datensätze in HubSpot zusammenführen, ist es wichtig zu verstehen, wie sich die Änderungen auf Ihre bestehenden CRM-Daten und -Prozesse auswirken könnten.

Lisa empfiehlt, einige Vorsichtsmaßnahmen zu treffen:

• Überprüfen Sie Ihre Integrationen: Prüfen Sie, ob verbundene Systeme Kontakte oder Unternehmen mit HubSpot synchronisieren und wie sie mit zusammengeführten Datensätzen umgehen.
• Überprüfen Sie Ihre Workflows: Standardmäßig lösen Eigenschaftsänderungen, die aus einer Zusammenführung resultieren, keine Workflow-Auslösung aus, es sei denn, die entsprechende Einstellung ist aktiviert. Testen Sie wichtige Workflows, bevor Sie fortfahren.
• Identifizieren Sie Ihre Primärdatensätze: Prüfen Sie, welche Eigenschaften beibehalten werden sollen und ob fehlende Informationen mithilfe des doppelten Datensatzes ergänzt werden können.
• Prüfen Sie, ob es sich bei den Datensätzen tatsächlich um Duplikate handelt: Zwei Unternehmen mit ähnlichen Namen oder Domains könnten unterschiedliche Niederlassungen darstellen, die getrennt bleiben sollten.
• Sichern Sie Ihre Daten: Exportieren Sie Ihre Datensätze und dokumentieren Sie die Duplikate, bevor Sie Änderungen vornehmen.
• Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt: Testen Sie den Prozess mit einer kleinen Gruppe von Datensätzen, bevor Sie Duplikate in größeren Stapeln zusammenführen.

HubSpot bietet außerdem Funktionen zum Beibehalten von Verweisen auf zusammengeführte Datensatz-IDs, was dazu beitragen kann, Probleme mit verbundenen Systemen zu reduzieren.

Wichtig ist, dass Sie verstehen, wie Ihr CRM genutzt wird, bevor Sie Änderungen vornehmen, die sich auf andere Prozesse auswirken könnten.

 

Wie können Sie doppelte Datensätze in HubSpot verhindern?

Das Bereinigen bestehender Duplikate ist nur ein Teil des Prozesses. Genauso wichtig ist es, neue Duplikate zu vermeiden.

Lisa empfiehlt, die wichtigsten Quellen für die Erstellung von Kontakt- und Unternehmensdatensätzen zu überprüfen, darunter Integrationen, Importe und Formulare.

Erwin schlägt außerdem vor, die Dublettenbereinigung zu einer regelmäßigen Maßnahme zu machen, anstatt zu warten, bis die Datenbank schwer zu verwalten ist.

 

Eine monatliche Überprüfung oder zumindest eine jährliche Bereinigung kann dazu beitragen, Ihr CRM übersichtlich zu halten und Probleme im Laufe der Zeit zu reduzieren.

Möchten Sie den aktuellen Zustand Ihres HubSpot-CRMs verstehen? Ein HubSpot Health Check kann dabei helfen, Probleme bei der Datenqualität und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

 

 

Wie können Sie Verknüpfungen zwischen Datensätzen in HubSpot-Workflows kopieren?

HubSpot hat eine Beta-Funktion eingeführt, mit der Nutzer CRM-Verknüpfungen über einen zwischengeschalteten Datensatz kopieren können, selbst wenn die Datensätze nicht direkt miteinander verbunden sind. Sehen Sie sich hier mehr dazu an:

 

Kann man HubSpot-Workflows täglich, wöchentlich oder monatlich planen?

Ein weiteres von unseren Moderatoren hervorgehobenes Update ist die Erweiterung der geplanten Workflow-Auslöser in HubSpot. Nutzer können Workflows nun so planen, dass sie täglich, wöchentlich oder monatlich über mehrere Hubs hinweg ausgeführt werden.

Bisher waren einige dieser Planungsoptionen auf den Data Hub beschränkt.

Dieses Update schafft mehr Möglichkeiten für wiederkehrende Automatisierungen, insbesondere für Marketing- und Vertriebsteams.

Beispielsweise können Teams geplante Workflows nutzen, um wiederkehrende Prozesse zu verwalten, ohne diese manuell auslösen zu müssen.

 

Lässt sich die Navigation in HubSpot anpassen?

HubSpot führt eine Beta-Funktion ein, mit der Administratoren die Navigation für Benutzer und Teams anpassen können.

Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen mit mehreren Hubs, benutzerdefinierten Objekten und komplexen CRM-Umgebungen.

Anstatt jedes verfügbare Tool anzuzeigen, kann die Navigation an die Funktionen angepasst werden, die die verschiedenen Teams tatsächlich benötigen.

Beispielsweise müssen Marketing-Benutzer möglicherweise nicht alle Tools sehen, die von Service- oder Vertriebsteams verwendet werden.

Durch die Vereinfachung der Navigation können Unternehmen die Nutzung von HubSpot vereinfachen und Mitarbeitern helfen, die Funktionen zu finden, mit denen sie am häufigsten arbeiten.

 

Wie geht es weiter mit HubHype?

Da sich das Jahr dem Ende zuneigt, bereiten Erwin, Lisa und das gesamte Thalox-Team bereits etwas Besonderes für die nächste Folge vor.

HubHype-Folge 25 wird auf LinkedIn live gehen – mit einer speziellen Jahresendausgabe und möglicherweise einigen Überraschungen.

Bleibt dran für weitere Informationen!

Hört euch in der Zwischenzeit die gesamte Folge an und genießt das Gespräch.