Wie richte ich den internen FAQ-Assistenten in HubSpot ein?

Aktualisierungshinweis (August 2026): HubSpot hat die Funktionsweise seit der ursprünglichen Veröffentlichung dieses Leitfadens geändert — der Internal FAQ Assistant ist kein eigenständiger Breeze Agent mehr, den man aus einem Marketplace installiert. Eigenständige Assistants wie diesen gibt es nicht mehr; er wird jetzt als Project innerhalb von Breeze Assistant eingerichtet. Wir haben die folgenden Schritte entsprechend aktualisiert.

Um den Internal FAQ Assistant in HubSpot einzurichten, erstellen Sie ihn als Project innerhalb von Breeze Assistant, anstatt ihn als eigenständigen Agenten zu installieren. Öffnen Sie Breeze Assistant, nutzen Sie das Projects-Symbol, um ein neues Project zu erstellen (von Grund auf oder aus einer Vorlage), definieren Sie klare Instructions dazu, welche Themen und Teams unterstützt werden und was nicht beantwortet werden soll, und verknüpfen Sie anschließend eine Knowledge Vault als Kontext.

Erstellen Sie danach Knowledge Vaults als Quelle der Wahrheit: Laden Sie Ihre bereinigten SOPs, PDFs und internen Dokumentationen in thematische Vaults hoch (zum Beispiel Namenskonventionen, Lifecycle Stages, Deal-Prozesse) und fügen Sie diese dem Project als Kontext hinzu.

Testen Sie ihn abschließend mit echten Fragen Ihrer Teams, passen Sie die Instructions bei Bedarf an, und rollen Sie ihn erst dann mit einer kurzen internen Ankündigung und einigen Beispiel-Prompts aus.

Bevor Ihr Team von einem internen FAQ-Assistenten profitieren kann, brauchen Sie einen klaren Plan: was er beantworten soll, welche Dokumente er nutzen darf und wie Sie ihn aktuell halten. Dieser Leitfaden führt durch die Einrichtung in HubSpot mit Breeze und zeigt anschließend konkrete, reibungsarme Anwendungsfälle, die Ihre Kolleginnen und Kollegen gerne nutzen werden.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist der interne FAQ-Assistent (und warum sollte man ihn verwenden)?
• Schritt-für-Schritt-Einrichtung Ihres internen FAQ-Assistenten in HubSpot
• Was ist die Quelle der Wahrheit für den internen Assistenten?
• Wofür kann ich den internen FAQ-Assistenten verwenden?

Was ist der Interne FAQ-Assistent (und warum sollte man ihn verwenden)?

Ein interner FAQ-Assistent ist ein KI-Helfer, der Fragen von Mitarbeitenden auf Basis freigegebener interner Dokumentation beantwortet. Er lebt als Project innerhalb von Breeze Assistant, nutzt kuratiertes Wissen (nicht das öffentliche Web, es sei denn, Sie aktivieren dies ausdrücklich) und wird von Admins kontrolliert, sodass Antworten für den täglichen Einsatz in allen Teams präzise, konsistent und sicher bleiben.

Was er ist

• Ein Project innerhalb von Breeze Assistant, eingerichtet, um interne Fragen Ihres Teams zu beantworten (nicht die von Kunden) — kein eigenständiger, aus einem Marketplace installierter Breeze Agent.
• Er läuft überall dort, wo Breeze Assistant läuft, und jede Person, der Sie Zugriff gewähren (über die Access-Einstellungen des Projects), kann ihn öffnen und Fragen stellen.
• Er nutzt Knowledge Vaults und weiteren Kontext (Dateien, CRM-Datensätze), die direkt zum Project hinzugefügt werden, sodass er zuverlässig auf Basis Ihrer eigenen Dokumentation antwortet, statt zu raten.

Warum ihn nutzen

• Reduziert wiederkehrende „Wie mache ich…?"-Fragen in Sales, Marketing, Customer Success und Operations.
• Bietet neuen Mitarbeitenden und Nicht-Admins einen sicheren Weg, interne Prozesse kennenzulernen.
• Hält Antworten mit Ihrer offiziellen Dokumentation abgeglichen (Wissensdatenbank, Notion-/Confluence-Exporte, PDFs, interne SOPs usw.).
• Erlaubt Admins, genau zu steuern, welche Inhalte als Quelle der Wahrheit gelten, welche Tools genutzt werden dürfen und wer Zugriff auf das Project hat.

Schritt-für-Schritt-Einrichtung Ihres internen FAQ-Assistenten in HubSpot

1. Öffnen Sie Breeze Assistant, klicken Sie auf das Projects-Symbol oben rechts in der Seitenleiste und wählen Sie New Project. Sie können von Grund auf beginnen oder eine Vorlage nutzen, falls eine zu Ihrem Anwendungsfall passt.
   
   
   
   
   
   
2. Geben Sie einen Namen ein (z. B. „Internal FAQ Assistant") und fahren Sie fort.
3. Legen Sie unter Instructions fest, wie er sich verhalten soll: welche Themen und Teams unterstützt werden, welcher Ton verwendet wird und was ausdrücklich nicht beantwortet werden soll.
   
   
   
   
4. Fügen Sie unter Context über das Upload-/Kontext-Symbol Ihre Knowledge Vault(s) oder relevante CRM-Datensätze hinzu, oder laden Sie Dateien direkt hoch. Dies verankert seine Antworten in Ihrer tatsächlichen Dokumentation.
   
   
5. Entscheiden Sie unter Tools, ob Sie Browse the web oder Write to the CRM aktivieren. Für einen reinen internen FAQ-Anwendungsfall ist es meist am besten, beides deaktiviert zu lassen, damit Antworten ausschließlich aus Ihren kuratierten Vaults stammen.
   
   
6. Legen Sie unter Access über das Symbol für Zugriffsbearbeitung genau fest, welche Nutzer in Ihrem Account dieses Project verwenden dürfen.
   
   
7. Klicken Sie auf Create project.
   
   
8. Testen Sie ihn mit echten Fragen Ihrer Teams — nutzen Sie das Lesezeichen-Symbol für gespeicherte Prompts und prüfen Sie frühere Unterhaltungen unter Project chats. Passen Sie die Instructions an, falls Antworten nicht stimmen, und rollen Sie ihn dann mit einer kurzen internen Ankündigung und einigen Beispiel-Prompts aus.

Verwaltung nach der Einrichtung: Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü des Projects, um jederzeit Name, Instructions, Kontext, Tools oder Zugriffsrechte zu bearbeiten (Save zum Abschluss klicken), oder um es über Delete zu löschen, falls es nicht mehr benötigt wird. Breeze speichert außerdem automatisch relevante Informationen aus Unterhaltungen als Memories, die Sie über das Drei-Punkte-Menü des Assistant einsehen und verwalten können.

Was ist die Quelle der Wahrheit für den internen Assistenten?

Ein leistungsfähiger Assistent beginnt mit strukturiertem internem Wissen, nicht mit ausgefeilten Prompts. Legen Sie vor der Einrichtung fest, welche Dokumente für jedes Thema die „Quelle der Wahrheit" sind, und bereinigen Sie diese, damit die KI sie klar und konsistent lesen kann.

Beginnen Sie mit einer Liste Ihrer reibungsintensivsten Fragen: „Wie benenne ich Workflows?", „Welche Lifecycle Stage soll ich verwenden?", „Wo speichere ich Webinar-Materialien?" Suchen Sie dann die vorhandenen Antworten in Ihrer Wissensdatenbank, PDFs, Präsentationen und internen Wikis. Fassen Sie diese zu einer kleinen Anzahl prägnanter, klar formatierter Dokumente zusammen oder aktualisieren Sie sie.

Gruppieren Sie diese Dokumente anschließend nach Themen, die realen Workflows entsprechen: Namens- und Ordnerstruktur, Deal Stages, Datenstandards und Anfrageprozesse. Wandeln Sie in HubSpot jedes Thema in eine Knowledge Vault (oder eine Sammlung innerhalb einer Vault) um, damit Sie die passenden Inhalte als Kontext zum richtigen Project hinzufügen können.

Die Akzeptanz steigt deutlich, wenn Mitarbeitende darauf vertrauen können, dass Antworten aus einem gepflegten, transparenten Repository stammen und nicht aus Vermutungen — weisen Sie daher jedem Dokumentensatz eine verantwortliche Person zu und vereinbaren Sie einen einfachen Aktualisierungsrhythmus.

Entfernen Sie schließlich Entwürfe und veraltete Dateien aus den Vaults, die Sie verknüpfen. Was der Assistent lesen kann, sieht Ihr Team in den Antworten — halten Sie diesen Input deshalb sauber.

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Wofür kann ich den internen FAQ-Assistenten verwenden?

Gut gestaltete interne FAQ-Anwendungsfälle machen den Assistenten vom ersten Tag an praktisch nutzbar. Statt „Fragen Sie ihn einfach alles" zu sagen, geben Sie jedem Team ein kurzes Menü fertiger Prompts, die zu ihren täglichen Aufgaben passen.

Für das Marketing:

Beginnen Sie mit Namenskonventionen und der Kampagnenstruktur. Ein Marketer könnte fragen: „Wie soll ich eine Q4-Webinar-Kampagne für neue Leads in Nordamerika benennen?" — Der Assistent antwortet mit dem korrekten Muster und Ordnerpfad.

Für den Vertrieb:

Definieren Sie Anwendungsfälle rund um Geschäftsphasen, Playbooks und Qualifikationsregeln. Ein Vertriebsmitarbeiter kann fragen: „Wann sollte ich einen Deal auf Proposal Sent setzen?" oder „Wie ist der Ablauf, wenn ein Interessent einen Rabatt verlangt?" — und erhält die offiziellen Kriterien oder einen Link zur Rabattrichtlinie.

Für Kundenerfolg und Betrieb:

Konzentrieren Sie sich auf Verlängerungen, Eskalationen und interne Anfrageprozesse — „Wie erfasse ich eine Verlängerungsprognose?" oder „Welches Formular nutze ich, um eine neue Integration anzufragen?" Jede Antwort sollte auf ein in Ihren Vaults gespeichertes SOP verweisen, um Prozessabweichungen zu reduzieren.

Wenn der Internal FAQ Assistant auf klaren Quellen der Wahrheit und definierten Anwendungsfällen aufbaut, ist er keine isolierte KI-Funktion mehr, sondern wird Teil der täglichen Arbeitsweise Ihrer Teams in HubSpot. Beginnen Sie mit wenigen kritischen Workflows, beobachten Sie, wo er wiederkehrende Fragen abnimmt, und erweitern Sie den Umfang anschließend.

Artikel aktualisiert im August 2026.