Was ist der „Prospecting Agent“ in HubSpot (und warum sollte man ihn nutzen)?

Der Prospecting Agent ist ein in den Sales Hub von HubSpot (ab Starter) integrierter Breeze Agent, der Kontakte und Unternehmen recherchiert und anschließend im Namen eines Vertriebsmitarbeiters personalisierte Kontaktaufnahmen entwirft und versendet. Er wurde entwickelt, um die sich wiederholenden Aufgaben am Anfang des Verkaufstrichters zu übernehmen, wie zum Beispiel das Suchen eines Kontakts, das Finden eines relevanten Ansatzpunkts und das Verfassen einer ersten E-Mail.

Anstatt Zeit mit der Recherche nach potenziellen Kunden und dem Verfassen von E-Mails von Grund auf zu verbringen, können sich Vertriebsmitarbeiter auf Gespräche und den Abschluss von Geschäften konzentrieren, während der Agent die sich wiederholenden Aufgaben der Kundenakquise übernimmt.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist der „Prospecting Agent“?
• Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung des „Prospecting Agent“ in HubSpot
• Was ist die „Quelle der Wahrheit“ des Prospecting Agents?
• Wie nutze ich den Prospecting Agent von HubSpot?

Was ist der „Prospecting Agent“?

Der „Prospecting Agent“ ist ein in den HubSpot Sales Hub integrierter Breeze Agent, der Vertriebsteams dabei unterstützt, Aktivitäten zur Neukundenakquise zu automatisieren. Er recherchiert Kontakte und Unternehmen, entwirft personalisierte E-Mails, versendet Folge-E-Mails und verfolgt die Interaktionen direkt in HubSpot.

Im Gegensatz zu einem herkömmlichen KI-Assistenten, der für jede Aufgabe eine Eingabeaufforderung benötigt, kann der Prospecting Agent die Akquisetätigkeiten nach der Konfiguration automatisch ausführen.

Was ist das?

• Ein Breeze-Agent, kein dialogorientierter Assistent wie der interne FAQ-Assistent. Er führt strukturierte, mehrstufige Aufgaben aus: Recherche, Entwurf, Versand und Nachverfolgung.
• Die Konfiguration erfolgt unter „Vertrieb“ → „Prospecting Agent“ im Vertriebs-Workspace, mit der Option, ihn auch über Breeze Studio zu verwalten.
• Basiert auf Ihren CRM-Interaktionsdaten (Formularübermittlungen, Seitenaufrufe, Anrufe, Termine, Notizen, E-Mail-Öffnungen aus dem vergangenen Jahr) und einem Verkaufsprofil, das zusammenfasst, was Sie verkaufen.
• Wird mit HubSpot-Credits betrieben, die jedes Mal verbraucht werden, wenn ein Kontakt für die Akquise registriert wird.
  
  

• Erspart den manuellen Rechercheaufwand vor jeder Kalt- oder Warmakquise-E-Mail, sodass Vertriebsmitarbeiter den Tag mit Entwürfen beginnen können, statt vor einem leeren Posteingang zu sitzen.
• Sorgt dafür, dass die Nachrichten im Einklang mit Ihrer Markenstimme oder einem gewählten Ton stehen, anstatt von Vertriebsmitarbeiter zu Vertriebsmitarbeiter zu variieren.
• Erweitert den Outbound-Bereich, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen; der Mitarbeiter kann pro Konto bis zu 1.000 Kontakte pro Tag recherchieren.
• Ermöglicht Ihnen die Wahl des Vertrauensniveaus: vollständige Überprüfung vor dem Versand oder vollständig autonomes Versenden und Überwachen.
• Zeigt die Interaktionen automatischan, sodass die Vertriebsmitarbeiter wissen, welche Kontakte die E-Mail geöffnet, darauf geklickt, geantwortet oder einen Termin vereinbart haben, ohne das Dashboard einer Sequenz durchsuchen zu müssen.

Schritt-für-Schritt-Einrichtung des „Prospecting Agent“ in HubSpot

Sobald Sie über Sales Hub verfügen, können Sie den Prospecting Agent anhand der folgenden Schritte einrichten:

1. Öffnen Sie den Einrichtungsablauf. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Konto zu „Sales“ → „Prospecting Agent“ und klicken Sie dann auf „Agent einrichten“.

2. Richten Sie Ihr Verkaufsprofil ein.

• Geben Sie auf der Seite „Richten Sie Ihr Verkaufsprofil ein “ einen Namen und eine Beschreibung ein.
• Breeze fasst Ihre Produkte und Dienstleistungen automatisch von Ihrer Website zusammen – überprüfen und bearbeiten Sie diese Angaben, da sie einen wesentlichen Teil der Informationen bilden, auf die sich der Makler beim Verfassen von E-Mails stützt. Klicken Sie auf „Zurücksetzen“, um von vorne zu beginnen.
• Klicken Sie auf „Weiter“.

• Wählen Sie „Vom Kontaktinhaber senden“, wenn E-Mails von dem jeweiligen Inhaber des Kontakts versendet werden sollen – legen Sie einen Ersatzabsender und einen verbundenen Posteingang für Fälle fest, in denen kein Inhaber festgelegt ist.
• Oder wählen Sie „Von einem einzelnen Benutzer senden“, wenn alle Kontaktaufnahmen von einem verbundenen Posteingang ausgehen sollen.
• Stellen Sie sicher, dass der betreffende Benutzer den Agenten-Zugriff in seinen E-Mail-Einstellungen aktiviert hat (Einstellungen → Allgemein → E-Mail → Akquisitionsagent → Agenten-Zugriff aktivieren), da der Agent sonst nicht in seinem Namen E-Mails versenden kann.
• Klicken Sie auf „Weiter“.

4. Wählen Sie die Handlungsaufforderungen aus.
Legen Sie fest, ob der Agent Kontakte bitten darf, einen Termin zu buchen, und wenn ja, welchen Terminlink er verwenden soll. Fügen Sie optional ein HubSpot-Dokument bei oder geben Sie eine URL an, auf die der Agent verweisen kann, zusammen mit einer Beschreibung, die Breeze für Sie generieren kann. Klicken Sie auf „Weiter“.

5. Legen Sie die Kontaktoptionen fest.
Wählen Sie „Vor dem Versand prüfen“, wenn Sie jeden Entwurf genehmigen möchten, oder „Automatisch senden“ für einen vollständig autonomen Ablauf. Wählen Sie einen Tonfall aus – entweder einen voreingestellten Tonfall oder Ihre Markenstimme. Klicken Sie auf „+ Weitere Optionen anzeigen“, um die Ausführung an Werktagen, ein Versandfenster und eine Zeitzone sowie Häufigkeitsbeschränkungen festzulegen. Klicken Sie auf „Weiter“.

6. Überprüfen und bestätigen.
Überprüfen Sie die Zusammenfassung, klicken Sie auf „Vorschau anzeigen“, um ein Beispiel für eine E-Mail anzuzeigen, und klicken Sie anschließend auf „Verkaufsprofil erstellen“.

7. Kontakte registrieren.
Führen Sie die manuelle Registrierung unter „Vertrieb“ → „Akquise-Agent“ → „Registrieren“ durch und wählen Sie dabei bis zu 10 Kontakte oder Unternehmen gleichzeitig aus.

Oder richten Sie unter „Agenteneinrichtung“ → „Automatische Registrierungen“ die automatische Registrierung ein, indem Sie einen Regelsatz aktivieren, der Kontakte registriert, die Ihren Kriterien entsprechen.

8. Überwachen und optimieren.
Verwenden Sie die Registerkarte „Registrierungen“, um Kontakte nach Status anzuzeigen: In Bearbeitung, Zur Überprüfung bereit, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Fehlerhaft oder In der Warteschlange. Verwenden Sie die Registerkarte „Analysieren“, um die Gesamtzahl der Registrierungen sowie zugestellte, geöffnete, angeklickte, beantwortete und gebuchte Termine zu verfolgen.

Was ist die verlässliche Informationsquelle für den Akquisemitarbeiter?

Ein Prospecting Agent ist nur so gut wie die Daten, auf denen er basiert, und diese stammen aus zwei Quellen.

Die erste sind die Verkaufsinformationen aus Ihrem Verkaufsprofil: die Produkt- und Dienstleistungszusammenfassung, die Breeze von Ihrer Website abruft. Diese sollten Sie wie ein echtes Dokument behandeln und nicht als einmalige automatische Ausfüllung betrachten: Halten Sie sie auf dem neuesten Stand, wenn sich Ihre Positionierung ändert, und überarbeiten Sie Abschnitte, die Breeze falsch erfasst hat, anstatt sie so zu belassen.

Die zweite Quelle sind Ihre CRM-Daten. Der Agent berücksichtigt die Interaktionshistorie der letzten bis zu einem Jahr pro Kontakt (ausgefüllte Formulare, Seitenaufrufe, Anrufe, Termine, Notizen, geöffnete E-Mails), um die Kontaktaufnahme zu personalisieren und zu entscheiden, wie intensiv nachgehakt werden soll. Das bedeutet, dass saubere Kontakt- und Unternehmensdatensätze, eine genaue Nachverfolgung der Interaktionen und korrekt verknüpfte Posteingänge sich direkt auf die Qualität der Ergebnisse auswirken – ein Kontakt mit fehlerhaften oder fehlenden CRM-Daten ist zudem die häufigste Ursache für eine fehlerhafte Registrierung.

Wie kann ich den Prospecting Agent von HubSpot nutzen?

Mit dem Prospecting Agent von HubSpot können Sie die Recherche und Kundenansprache in Ihrem gesamten Vertriebsteam automatisieren, wobei jede Rolle je nach Art der Nutzung unterschiedliche Vorteile daraus zieht.

Über die individuellen Vorteile der einzelnen Rollen hinaus reduziert der Agent insgesamt den manuellen Aufwand bei der Neukundenakquise, sorgt für eine einheitliche und markengerechte Kundenansprache und ermöglicht es Ihrem Team, das Outbound-Volumen zu steigern, ohne zusätzliches Personal einzustellen.

Beginnen Sie mit einem Verkaufsprofil und der Einstellung „Vor dem Versenden prüfen“, damit Sie den Tonfall und die Richtigkeit anhand einer kleinen Auswahl an Kontakten überprüfen können, bevor Sie dem Agenten das eigenständige Versenden anvertrauen.

Der Prospecting Agent ist kein Ersatz für Ihr Vertriebsteam, sondern eine Möglichkeit, jedem Vertriebsmitarbeiter einen Vorsprung zu verschaffen. Richten Sie ihn auf der Grundlage eines sauberen Verkaufsprofils und korrekter CRM-Daten ein, prüfen Sie die ersten Entwürfe sorgfältig und lockern Sie die Sicherheitsvorkehrungen erst, wenn Sie den Ergebnissen vertrauen. Richtig eingesetzt, verwandelt er den langsamsten Teil der Akquise in den schnellsten.