Adoção total, sem interrupções: como a migração do Salesforce para o HubSpot impulsionou o sucesso da equipe de vendas

O Desafio

A equipe de vendas da Grover estava tendo dificuldades com o Salesforce. Embora o utilizassem para gerenciamento de vendas em conjunto com seu Painel de Administração (que armazenava todas as informações sobre contratos e dispositivos alugados), o Salesforce não estava atendendo às suas necessidades.

Os principais pontos:

• Experiência do usuário insatisfatória — A Grover considerava o Salesforce difícil de usar e pouco intuitivo, o que retardava os processos de vendas e dificultava a adoção da ferramenta por toda a equipe.
  
  
• Solicitações ignoradas — Apesar de terem entrado em contato para solicitar suporte e melhorias, as solicitações da Grover eram frequentemente ignoradas pelo gerente de contas da Salesforce designado, deixando a equipe frustrada e sem apoio. 
  
  
• Falta de inovação - A Grover percebeu que o Salesforce não estava apresentando novos recursos ou soluções criativas que atendessem às suas necessidades comerciais em constante evolução, fazendo com que a plataforma parecesse estagnada.
  
  

Juntos, esses fatores levaram a Grover a buscar uma alternativa mais ágil e inovadora, que encontraram na HubSpot.

O plano era migrar tudo para o HubSpot Sales Pro e o Service Enterprise (este estudo de caso se concentra apenas no Sales Pro). Mas, ao se depararem com obstáculos na conexão dos dados do Painel de Administração com o HubSpot, eles adotaram uma abordagem mais inteligente: manter o Salesforce em funcionamento temporariamente para transferir os dados do Painel de Administração para o HubSpot, enquanto planejam uma integração direta entre o Painel de Administração e o HubSpot para o futuro.

Observação: Este projeto concentrou-se exclusivamente nas vendas B2B, enquanto as operações B2C continuaram utilizando seus sistemas existentes.

Nossa solução — um processo de 90 dias em quatro etapas

Passo 1: Entendendo como o Grover funciona - Descoberta do cliente

Começamos visitando o escritório da Grover em Berlim, onde passamos um dia inteiro com a equipe de vendas. Em vez de nos basearmos em suposições, nosso objetivo era observar diretamente como a equipe trabalhava. 

• Que ferramentas eles usavam e como 
  
  
• Em que pontos eles encontravam dificuldades nas tarefas diárias 
  
  
• O que os frustrava em relação à sua configuração atual

A partir desse workshop, identificamos 78 itens que precisavam ser implementados no HubSpot, incluindo:

• Regras automáticas de atribuição de leads 
  
  
• Lógica condicional para diferentes cenários 
  
  
• Campos obrigatórios para garantir a qualidade dos dados 
  
  
• Integrações com ferramentas de terceiros 
  
  
• Visualizações personalizadas de registros 
  
  
• Formulários de registro com os campos adequados 
  
  
• Tarefas e acompanhamentos automatizados 
  
  
• Sequências de vendas 
  
  
• Um plano de treinamento e recursos de documentação de integração para a equipe
  
   

Passo 2: Planejar tudo antes de começarmos

Entregamos à Grover um manual detalhado que abrangia tudo o que eles precisavam saber antes de configurar o HubSpot, além de uma estimativa dos recursos e do tempo necessários da parte deles para garantir o sucesso do projeto.

O básico:

• Configuração de e-mail e conexões de domínio
  
  
• Contas de usuário e quem tem acesso a quê (principalmente licenças pagas)
  
  
• Criação/integração de formulários

Vendas:

• Como os negócios devem avançar pelas diferentes etapas do funil de vendas
  
  
• Regras para atribuir leads às pessoas certas
  
  
• Sequências automatizadas de acompanhamento
  
  
• Introdução e adoção do Espaço de Trabalho de Vendas

Relatórios:

• Relatórios coletivos e individuais, incluindo negócios fechados por responsável, previsões de fechamento, negócios criados e atividades em andamento, entre outros.
• Implementação de metas para acompanhar o desempenho trimestral dos representantes de vendas, visando maior visibilidade e alinhamento com as metas.

Conexões:

• Integração de dados do Salesforce ao HubSpot (dicionário de dados) 
• Conexão com outras ferramentas  
• Configuração de relatórios e acompanhamento

Deixando tudo com boa aparência:

• A identidade visual, as cores e as fontes da Grover
• Modelos de e-mail que combinam com o estilo da empresa
  
  

Etapa 3: Integração com o Salesforce

O HubSpot possui uma funcionalidade integrada para se conectar ao Salesforce, mas fazer isso da maneira correta exige um planejamento cuidadoso. Por isso, fornecemos um modelo de mapeamento do Salesforce para o HubSpot para ajudar a definir todos os campos relevantes e especificar quais sincronizações de dados devem ser ativadas. O próximo passo foi configurar as permissões adequadas para os usuários da integração — eles precisam de níveis de acesso específicos em ambos os sistemas para sincronizar os dados corretamente. 

Em seguida, analisamos cada propriedade de todos os objetos (contatos, empresas, negócios) para verificar como elas eram mapeadas entre os dois sistemas. Embora os sistemas tentem combinar os dados automaticamente, nem sempre isso ocorre corretamente. Por exemplo, um campo “Telefone” no Salesforce pode ser mapeado para “Celular” no HubSpot, quando deveria ser mapeado para “Número de telefone”.

Também tivemos que decidir sobre a direção da sincronização — alguns dados precisavam circular nos dois sentidos, enquanto outras informações deveriam ser sincronizadas apenas do Salesforce para o HubSpot ou vice-versa. Isso evita conflitos de dados e garante que cada sistema continue sendo a fonte de referência para tipos específicos de informação.

Quando os registros não são sincronizados corretamente (o que acontece com mais frequência do que se imagina), é preciso investigar o motivo e ativá-los manualmente no registro.

Etapa 4: Treinamento da equipe

Realizamos workshops práticos nos quais todos aprenderam utilizando o HubSpot na prática. O treinamento não foi apenas teórico — nos certificamos de que fosse prático. Abordamos:

• Como a terminologia e os conceitos do HubSpot diferem dos do Salesforce 
  
  
• Como se orientar no novo sistema e em todos os seus menus 
  
  
• Como usar o espaço de trabalho de vendas para gerenciar leads e oportunidades  
  
  
• Como configurar a integração da caixa de entrada de e-mail 
  
  
• Como conectar o calendário e o agendador de reuniões 
  
  
• Como criar assinaturas de e-mail 
  
  
• Como usar os recursos de IA do Co-pilot do HubSpot em toda a plataforma

O foco sempre esteve nas funcionalidades de vendas, já que era isso que eles usariam diariamente.

Fase de Acompanhamento Intensivo: Organizamos chamadas semanais de “power hour” para esclarecer dúvidas e resolver quaisquer problemas que surgissem assim que as pessoas começassem a usar o HubSpot em seu trabalho diário. Essas sessões foram fundamentais, pois só é possível identificar certos problemas e dúvidas depois que se começa a usar o sistema no dia a dia.

Os resultados

Tempo: Tudo foi concluído em apenas 3 meses.

Na primeira fase, antes de decidirem manter a integração ativa por mais algum tempo, iniciamos a migração com aproximadamente 29.000 oportunidades, 92.000 leads, 21.000 contatos e 19.000 empresas importadas. Naturalmente, para integrações em que não é necessária a importação de novos dados, a sincronização continua ocorrendo nos dois sentidos, o que aconteceu assim que eles optaram por manter a integração ativa. Além da integração com o Salesforce, outras quatro integrações foram implementadas com o HubSpot.

Com que rapidez as pessoas começaram a usar o HubSpot:

50% da equipe adotou a plataforma após a primeira sessão de treinamento,
70% em duas semanas,
e 100% após apenas um mês.

O impacto nas vendas:

• O desempenho geral das vendas permaneceu estável após a migração, sem apresentar nenhum impacto negativo.
• A equipe se adaptou rapidamente ao novo sistema, mantendo o fluxo de negócios e a receita estáveis durante a transição.
• Apesar da redução no tamanho da equipe no final do período, o desempenho das vendas permaneceu estável.
• Essa estabilidade demonstra uma forte adoção do sistema, além de que o HubSpot oferece um suporte eficaz às operações de vendas.
• Tudo indica uma tendência positiva e um potencial de crescimento nos próximos meses.

O que está acontecendo agora: tudo está funcionando perfeitamente, e continuamos ajudando a Grover enquanto eles pensam em adicionar recursos de marketing e atendimento ao cliente.

O que mudou para o Grover

A diferença foi enorme. A equipe de vendas da Grover passou de lidar com um sistema lento e complicado para ter uma ferramenta que realmente facilitava o trabalho. O fato de 100% da equipe já estar usando o HubSpot em menos de um mês mostra o quanto ele era melhor.

E o mais importante: conseguimos fazer isso rapidamente. Quando uma empresa em crescimento como a Grover precisa de resultados rapidamente, a rapidez é tão importante quanto a qualidade do trabalho.

Fatores de sucesso

1. Converse primeiro com a equipe: entender como as pessoas realmente trabalham evita grandes erros no futuro
2. Compromissos inteligentes funcionam: quando não for possível mudar tudo de uma vez, encontre uma solução que funcione por enquanto
3. Mostre, não apenas explique: as pessoas aprendem mais rápido quando praticam com exemplos reais
4. Fique por perto para ajudar: os melhores projetos incluem suporte após a entrada em operação

Grover mostra que mesmo mudanças complexas nas vendas podem ocorrer rapidamente quando nos concentramos no que as pessoas realmente precisam.

Está pensando em migrar do Salesforce, mas precisa de orientação? Estamos aqui para ajudar. Saiba mais sobre nossos serviços de consultoria.