Ep24 - Remoção de registros duplicados no HubSpot

Eles também exploram algumas das atualizações mais recentes da HubSpot, incluindo associações aprimoradas no CRM, roteamento de chamadas no sistema round-robin, o AI Note Taker e novos recursos de fluxo de trabalho.

Assista ao episódio completo abaixo:

 

Como você pode limpar registros duplicados no HubSpot?

Contatos e empresas duplicados são comuns em quase todos os CRMs. Eles podem ser criados por meio do envio de formulários, importações, integrações ou simplesmente porque as mesmas informações são inseridas mais de uma vez.

O HubSpot ajuda a identificar possíveis duplicatas por meio de sua funcionalidade de gerenciamento de duplicatas no Data Hub. Ele compara registros usando informações como nomes de empresas, domínios, números de telefone e outras propriedades.

No entanto, mesclar registros duplicados nem sempre é tão simples quanto clicar em um botão.

O que você deve verificar antes de mesclar registros duplicados?

Antes de mesclar registros no HubSpot, é importante entender como as alterações podem afetar seus dados e processos existentes no CRM.

Lisa recomenda tomar algumas precauções:

• Analise suas integrações: verifique se os sistemas conectados sincronizam contatos ou empresas com o HubSpot e como eles lidam com registros mesclados.
• Verifique seus fluxos de trabalho: por padrão, as alterações de propriedades resultantes de uma fusão não acionam a ativação do fluxo de trabalho, a menos que a configuração relevante esteja ativada. Teste os fluxos de trabalho importantes antes de prosseguir.
• Identifique seus registros principais: analise quais propriedades devem ser preservadas e se as informações ausentes podem ser preenchidas usando o registro duplicado.
• Verifique se os registros são realmente duplicados: duas empresas com nomes ou domínios semelhantes podem representar filiais diferentes que devem permanecer separadas.
• Faça backup dos seus dados: exporte seus registros e documente os pares duplicados antes de fazer alterações.
• Comece com um teste piloto: teste o processo com um pequeno grupo de registros antes de mesclar duplicatas em lotes maiores.

A HubSpot também oferece uma funcionalidade para preservar referências aos IDs dos registros mesclados, o que pode ajudar a reduzir problemas com sistemas conectados.

O importante é entender como seu CRM está sendo usado antes de fazer alterações que possam afetar outros processos.

 

Como evitar registros duplicados no HubSpot?

Limpar as duplicatas existentes é apenas parte do processo. Evitar que surjam novas duplicatas é igualmente importante.

Lisa recomenda revisar as principais fontes de criação de contatos e empresas, incluindo integrações, importações e formulários.

Erwin também sugere tornar a deduplicação uma atividade recorrente, em vez de esperar até que o banco de dados se torne difícil de gerenciar.

 

Uma revisão mensal, ou pelo menos uma limpeza anual, pode ajudar a manter seu CRM organizado e reduzir problemas ao longo do tempo.

Quer entender a situação atual do seu CRM da HubSpot? Uma Avaliação de Saúde da HubSpot pode ajudar a identificar problemas de qualidade de dados e oportunidades de melhoria.

 

 

Como copiar associações entre registros nos fluxos de trabalho da HubSpot?

A HubSpot lançou um recurso em versão beta que permite aos usuários copiar associações do CRM por meio de um registro intermediário, mesmo quando os registros não estão diretamente conectados. Veja mais aqui:

 

É possível agendar fluxos de trabalho do HubSpot diariamente, semanalmente ou mensalmente?

Outra atualização destacada por nossos apresentadores é a expansão dos gatilhos de fluxos de trabalho programados no HubSpot. Agora, os usuários podem programar fluxos de trabalho para serem executados diariamente, semanalmente ou mensalmente em mais hubs.

Anteriormente, algumas dessas opções de agendamento estavam limitadas ao Data Hub.

Essa atualização cria mais oportunidades para automação recorrente, especialmente para equipes de marketing e vendas.

Por exemplo, as equipes podem usar fluxos de trabalho programados para gerenciar processos recorrentes sem precisar acioná-los manualmente.

 

É possível personalizar a navegação no HubSpot?

O HubSpot está lançando um recurso em versão beta que permite que os administradores personalizem a navegação para usuários e equipes.

Isso é especialmente útil para empresas com vários hubs, objetos personalizados e ambientes complexos de CRM.

Em vez de exibir todas as ferramentas disponíveis, a navegação pode ser adaptada aos recursos de que as diferentes equipes realmente precisam.

Por exemplo, os usuários de marketing talvez não precisem ver todas as ferramentas utilizadas pelas equipes de atendimento ou de vendas.

Ao simplificar a navegação, as empresas podem tornar o HubSpot mais fácil de usar e ajudar os funcionários a encontrar os recursos com os quais trabalham com mais frequência.

 

O que vem por aí para o HubHype?

À medida que o ano chega ao fim, Erwin, Lisa e toda a equipe da Thalox já estão preparando algo diferente para o próximo episódio.

O episódio 25 do HubHype será transmitido ao vivo no LinkedIn, com uma edição especial de fim de ano e, possivelmente, algumas surpresas.

Fique ligado para mais informações!

Enquanto isso, ouça o episódio completo e aproveite a conversa.