Como criar orçamentos no HubSpot

Saiba como criar e gerenciar orçamentos de forma eficiente no HubSpot com este guia passo a passo abrangente.

Para começar a criar um orçamento no HubSpot, a primeira etapa é navegar até a seção Orçamentos. Comece clicando no ícone de engrenagem para acessar as configurações. A partir daí, role para baixo até a seção "Objetos" e encontre a opção "Cotações". É aqui que você gerenciará todas as configurações relacionadas à criação e à personalização de cotações.

Para criar um orçamento:

• Na sua conta da HubSpot, vá paraCommerce > Cotações.
• Clique emCriar orçamento.

Criar um orçamento a partir de um registro de contato, empresa ou negócio

• Navegue até seu registro:
  • Na sua conta da HubSpot, vá paraCRM > Contatos.
  • Na sua conta da HubSpot, vá paraCRM > Empresas.
  • Na sua conta da HubSpot, vá paraCRM > Negócios.
• Clique nonome do registro do qual deseja criar a cotação.
• Na barra lateral direita, na seção Cotações, clique em Adicionar.

• Você também podecriar uma cotação a partir do editor de itens de linha de um negócio.

Criando e enviando sua cotação

Depois de criar sua cotação, ela é criada usando um processo passo a passo detalhado abaixo. Você pode clicar emSalvar a qualquer momento durante o processo de criação da cotação para salvá-la como um rascunho e clicar em Sair, retornando para concluir a criação da cotação posteriormente.

Negociar

Associe sua cotação a um negócio novo ou existente.

• Para associar a cotação a um negócio existente ou para criar um novo negócio para a cotação, clique no menu suspenso Associar a um negócio e selecione umnegócio existente,
• Para criar um novo negócio para a cotação, clique no menu suspenso Associar a um negócio e selecione Criar um novo negócio.
  • No painel direito, insira osdetalhes do negócio.

Na seção Cotações, você tem várias configurações importantes para definir. Essas configurações ajudarão a simplificar seu processo de cotação e garantirão a consistência em todas as suas cotações. Vamos nos aprofundar em algumas delas a seguir.

Definição de períodos de expiração padrão e opções de pagamento

Uma das principais configurações que você precisará definir é o período de expiração padrão para cotações. Ele pode ser definido como um número predefinido de dias, como 90 dias, ou personalizado de acordo com suas necessidades. O período de expiração garante que as cotações permaneçam válidas por um período de tempo específico, fornecendo um prazo claro para os clientes responderem.

Outra configuração importante é a opção de permitir pagamentos para cotações não atribuídas. Quando ativado, esse recurso permite que as cotações que usam o recurso de assinatura eletrônica sejam pagas mesmo que não estejam formalmente assinadas. Isso pode ser particularmente útil para acelerar os processos de pagamento.

Além disso, você pode optar por exibir os valores totais do contrato nas cotações. Essa configuração permite que você defina se o valor padrão da cotação deve ser o valor da cotação ou o valor total do contrato, que inclui toda a receita gerada por um cliente, inclusive taxas e pagamentos únicos.

Personalização de modelos de cotação para sua empresa

A personalização dos modelos de orçamento é um aspecto crucial para que seus orçamentos tenham uma aparência profissional e estejam alinhados com sua marca. A HubSpot oferece vários modelos padrão, incluindo um modelo de fluxo personalizável que permite maior personalização.

Ao editar um modelo de orçamento, você pode:

• alterar a imagem do banner e substituir o logotipo padrão
• personalizar o texto de várias seções, como a data de criação do orçamento e as informações da empresa remetente
• adicionar tokens para preencher dinamicamente os campos com informações relevantes, garantindo que cada cotação seja personalizada para o destinatário.

É importante certificar-se de que todas as informações necessárias, como o nome e o endereço da empresa destinatária, estejam incluídas no registro do contato ou da empresa. A falta de informações pode resultar em espaços reservados ou em branco, o que pode parecer pouco profissional.

Adição e gerenciamento de itens de linha em cotações

Os itens de linha são os componentes principais de qualquer orçamento, detalhando os produtos ou serviços que estão sendo oferecidos. No HubSpot, você pode adicionar itens de linha da sua biblioteca de produtos ou criar itens de linha personalizados. A biblioteca de produtos deve ser preenchida com todos os produtos e serviços que sua empresa oferece, facilitando a seleção e a adição deles aos orçamentos.

Cada item de linha inclui detalhes como frequência de faturamento, quantidade, preço unitário e quaisquer impostos aplicáveis. Você pode adicionar até seis itens de linha por cotação, garantindo que todos os detalhes relevantes sejam incluídos. Além disso, você pode especificar propriedades como categorias de impostos e datas de início de pagamento.

Também é possível ocultar determinados módulos, como resumos de pagamentos futuros ou cronogramas de pagamento, se eles não forem relevantes para uma cotação específica. Isso ajuda a manter a cotação limpa e concentrada nas informações essenciais.

Utilização de assinaturas eletrônicas para aprovações contínuas

As assinaturas eletrônicas são um recurso poderoso do HubSpot que simplifica o processo de aprovação de orçamentos. Dependendo do seu plano da HubSpot, você tem um número limitado de assinaturas eletrônicas disponíveis por licença - 10 para o Sales Hub Pro e 30 para o Enterprise.

Ao criar um orçamento, você pode optar por incluir uma opção de assinatura eletrônica. Ela pode ser definida como sem assinatura, um espaço para uma assinatura escrita ou uma assinatura eletrônica. A inclusão de uma opção de assinatura eletrônica facilita a aprovação digital das cotações pelos clientes, acelerando o processo de vendas.

Se as assinaturas eletrônicas não forem necessárias para uma determinada cotação, você poderá desativar essa opção. No entanto, é essencial garantir que a seção de assinatura esteja configurada corretamente, pois ela não pode ser ocultada no próprio modelo de cotação.

Finalização e envio de seu orçamento da HubSpot

Depois que todas as informações necessárias tiverem sido adicionadas e personalizadas, é hora de finalizar e enviar o orçamento.

1. Comece associando o orçamento a um negócio, contato e empresa. Se necessário, você pode adicionar outros contatos ao orçamento.
2. Revise todos os detalhes da cotação, inclusive itens de linha, opções de pagamento e quaisquer termos ou condições personalizados. Você pode adicionar comentários ou termos de compra para fornecer contexto ou instruções adicionais para o destinatário.
3. Gere um link para a cotação. Esse link pode ser incluído em um e-mail ou copiado diretamente e enviado ao cliente. O cliente pode então revisar, aprovar e pagar a cotação usando o link fornecido.

Seguindo essas etapas, você pode criar, personalizar e gerenciar orçamentos com eficiência no HubSpot, garantindo um processo de orçamento simplificado e profissional para sua empresa.