Go to home
Bringen Sie Ihr HubSpot-CRM mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung auf Vordermann. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Duplikate beseitigen, Daten vereinheitlichen und die Segmentierung neu aufbauen können, um eine bessere Berichterstellung zu ermöglichen.
Ihr HubSpot-CRM ist nur so wertvoll wie die darin enthaltenen Daten. Doppelte Datensätze, veraltete Kontaktdaten und inkonsistente Feldwerte sorgen nicht nur für Unordnung – sie beeinträchtigen auch Ihre Berichterstellung, stören Ihre Automatisierung und mindern die Effektivität Ihrer Marketing- und Vertriebsteams. Thalox hilft Marketing- und RevOps-Teams dabei, diese Datenherausforderungen mit bewährten Bereinigungsstrategien und KI-gestützten Erkenntnissen direkt anzugehen.
Dieser Leitfaden führt Sie durch einen praktischen, wiederholbaren Prozess zur Überprüfung Ihrer HubSpot-Datenbank, zur Entfernung fehlerhafter Datensätze und zur Neugestaltung Ihrer Segmentierung – für übersichtlichere Berichte und eine bessere Kampagnenausrichtung.
Bevor Sie Änderungen vornehmen, benötigen Sie einen klaren Überblick über den Zustand Ihres CRM. Erstellen Sie zunächst Berichte, die die häufigsten Datenprobleme aufzeigen: doppelte Kontakte, Datensätze mit fehlenden Pflichtfeldern und Kontakte ohne protokollierte Aktivitäten.
Erstellen Sie in HubSpot gefilterte Ansichten, um Kontakte ohne E-Mail-Adressen, fehlende Berufsbezeichnungen oder ohne zugeordnetes Unternehmen zu identifizieren. Exportieren Sie eine Stichprobe von 100–200 Datensätzen und überprüfen Sie diese auf Inkonsistenzen bei der Formatierung der Felder. Diese Basisprüfung zeigt Ihnen, worauf Sie sich bei der Bereinigung zunächst konzentrieren sollten.
Laut RevOps802 entstehen Unternehmen jährlich durchschnittlich 12,9 Millionen US-Dollar an Verlusten aufgrund schlechter Datenqualität. Ihre Bestandsaufnahme hilft Ihnen, das Ausmaß des Problems zu quantifizieren, bevor Sie mit der Behebung beginnen.
Doppelte Datensätze blähen Ihre Kontaktzahlen auf, verwirren Ihr Vertriebsteam und verfälschen Ihre Interaktionskennzahlen. Führen Sie die Deduplizierung in zwei Durchgängen durch: zunächst anhand eines exakten E-Mail-Abgleichs, anschließend mithilfe eines unscharfen Namens-plus-Unternehmen-Abgleichs, um Varianten wie „Jon Smith bei Acme“ und „Jonathan Smith bei Acme Inc.“ zu erfassen.
Die in HubSpot integrierten Tools zur Duplikatsbereinigung eignen sich gut für Datenbanken mit weniger als 30.000 Datensätzen. Behalten Sie beim Zusammenführen den Datensatz mit dem aktuellsten Aktivitätszeitstempel und der vollständigsten Feldabdeckung bei. Überprüfen Sie vor dem Zusammenführen die zugehörigen Deals und Notizen, um den Verlust wichtiger Kontextinformationen zu vermeiden.
Richten Sie Automatisierungsregeln ein, um neue Duplikate bei ihrer Eingabe in das System zu kennzeichnen und so zu verhindern, dass das gleiche Problem nach Ihrer Bereinigung erneut auftritt.
Kontakte, die seit mehr als 12 Monaten keine E-Mail geöffnet oder mit Ihrem Team interagiert haben, beeinträchtigen Ihre Zustellraten und verfälschen Ihre Berichte. Verschieben Sie diese Datensätze in eine Inaktiv- oder Unterdrückungsliste, anstatt sie direkt zu löschen.
Erstellen Sie eine HubSpot-Liste, die nach dem Datum der letzten Interaktion gefiltert ist. Bei Kontakten, bei denen seit mehr als 18 Monaten keine Aktivität mehr stattgefunden hat, sollten Sie vor der Archivierung eine Kampagne zur Wiedergewinnung in Betracht ziehen. Wenn sie nicht reagieren, verschieben Sie sie in die Quarantäne, wo sie Ihre aktiven Marketingkennzahlen nicht beeinflussen.
Durch die Archivierung bleiben historische Daten als Referenz erhalten, während Ihre aktive Datenbank schlank und präzise bleibt. HubSpot ermöglicht es Ihnen, gelöschte Datensätze innerhalb von 90 Tagen wiederherzustellen – zögern Sie also nicht, Ihre Datenbank konsequent zu bereinigen.
Inkonsistente Daten beeinträchtigen Ihre Segmentierungsfilter, verfälschen Berichte und verhindern eine genaue Dublettenbereinigung. Wenn Berufsbezeichnungen in verschiedenen Datensätzen als „VP Sales“, „Vice President of Sales“ und „vp_sales“ geschrieben sind, ist eine Segmentierung nach Hierarchiestufe unmöglich.
Wandeln Sie Freitextfelder nach Möglichkeit in Dropdown-Auswahlfelder um. Erstellen Sie ein Dokument mit Namenskonventionen, in dem genau festgelegt ist, wie Berufsbezeichnungen, Branchen und Firmennamen formatiert werden sollen. Teilen Sie dieses Dokument mit allen, die mit Ihrem CRM arbeiten. Erfahren Sie mehr über den „Normalizer“:
Verwenden Sie in HubSpot Regeln zur Eigenschaftsvalidierung, um Pflichtfelder durchzusetzen, bevor ein Datensatz gespeichert werden kann. So verhindern Sie zukünftige Inkonsistenzen bereits bei der Eingabe und vermeiden eine nachträgliche Bereinigung.
Kampagnen-Leads gehen oft mit unvollständigen oder veralteten Informationen ein. E-Mail-Adressen werden ungültig, Berufsbezeichnungen ändern sich und Unternehmensdaten sind nicht mehr aktuell. Untersuchungen aus verschiedenen B2B-Datenquellen zeigen, dass Kontaktdaten jährlich um etwa 22,5 % veralten – in wachstumsstarken Branchen wie SaaS und Technologie sogar noch schneller.
Lassen Sie Ihre E-Mail-Liste durch einen Verifizierungsdienst laufen, um ungültige und risikobehaftete Adressen zu identifizieren. Entfernen Sie „Hard Bounces“ und unterdrücken Sie rollenbasierte Adressen wie „info@“ und „hello@“, die selten zu Konversionen führen. Thalox hilft Ihnen dabei, Interaktionsmuster zu erkennen und vorherzusagen, bei welchen Kontakten eine Anreicherung sinnvoll ist und welche besser archiviert werden sollten.
Nutzen Sie für hochwertige Accounts Datenanreicherungstools, um fehlende Felder wie Unternehmensgröße, Branchenzugehörigkeit und aktuelle Berufsbezeichnungen zu vervollständigen. Führen Sie die Anreicherung erst nach der Dublettenbereinigung und Standardisierung durch – die Anreicherung doppelter Datensätze verschwendet Guthaben und führt zu widersprüchlichen Daten.
Kontakte, die in der falschen Lebenszyklusphase stecken bleiben, verfälschen Ihre Pipeline-Berichte und lösen Automatisierungs-Workflows für die falsche Zielgruppe aus. Ein als „Lead“ markierter Kontakt, der vor zwei Jahren einen Kauf getätigt hat, sollte keine Nurture-E-Mails für den oberen Teil des Trichters erhalten.
Navigieren Sie in HubSpot zu „Einstellungen“ > „Objekte“ > „Kontakte“ > „Lebenszyklusphase“, um Ihre Phasen zu überprüfen und anzupassen. Erstellen Sie gefilterte Ansichten, die Kontakte in aktiven Phasen anzeigen, bei denen in den letzten 90 Tagen keine Aktivität verzeichnet wurde. Dies sind Ihre Datensätze mit höchster Priorität für die Korrektur der Lebenszyklusphase.
Aktualisieren Sie die Lebenszyklusphasen in großen Mengen mithilfe der Bearbeitung der Indexseite in HubSpot oder eines Workflows mit der Aktion „Eigenschaft festlegen“. Stimmen Sie Ihre Vertriebs- und Marketingteams darauf ab, was die einzelnen Phasen bedeuten und was einen Phasenwechsel auslöst.
Mit sauberen, standardisierten Daten können Sie nun eine Segmentierung aufbauen, die tatsächlich funktioniert. Eine gute Segmentierung ist der Schlüssel zur Personalisierung – und Personalisierung ist das, was leistungsstarke Kampagnen von der Masse abhebt.
Nutzen Sie HubSpot-Listen und benutzerdefinierte Eigenschaften, um Kontakte nach Interessen, Phase, Branche oder Aktivitätsgrad zu gruppieren. Trennen Sie Interessenten von Kunden, aktive Käufer von Veranstaltungsteilnehmern und engagierte Kontakte von inaktiven. Thalox geht noch einen Schritt weiter, indem es das zukünftige E-Mail-Engagement vorhersagt, sodass Sie Kontakte ansprechen können, die am ehesten reagieren werden.
Eine bessere Segmentierung bedeutet relevantere Kampagnen und höhere Konversionsraten. Überprüfen Sie Ihre bestehenden Listen, archivieren Sie temporäre Kampagnenlisten, die nicht mehr benötigt werden, und legen Sie eine klare Namenskonvention für neue Segmente fest.
Eine einmalige Bereinigung reicht ohne fortlaufende Pflege nicht aus. Datenqualität ist kein Projekt – sie ist ein Arbeitsrhythmus, der regelmäßige Aufmerksamkeit erfordert.
Monatlich: Überprüfen Sie die E-Mail-Adressen neuer Kontakte, führen Sie Duplikatsprüfungen durch und verschieben Sie Hard Bounces in die Quarantäne.
Vierteljährlich: Führen Sie eine vollständige Prüfung der Lebenszyklusphasen durch, archivieren Sie Kontakte, bei denen seit mehr als 12 Monaten keine Interaktion stattgefunden hat, und aktualisieren Sie die Anreicherungsdaten für Top-Kunden.
Jährlich: Messen Sie den Zustand Ihrer Datenbank im Vergleich zur Basislinie des Vorjahres, überprüfen Sie die Pflichtfelder und bewerten Sie, ob Ihre CRM-Struktur noch mit den tatsächlichen Vertriebsabläufen Ihres Teams übereinstimmt.
Bestimmen Sie einen namentlich benannten Verantwortlichen für die Datenqualität im CRM – ohne klare Zuständigkeit wird die Datenqualität automatisch zum Problem von niemandem.
Wenn Sie verstehen, warum Ihr CRM unübersichtlich wird, können Sie verhindern, dass sich dieselben Probleme wiederholen. Der Großteil des Datenverfalls stammt aus einigen wenigen vorhersehbaren Quellen.
Fehler bei der manuellen Dateneingabe führen von Anfang an zu Inkonsistenzen. Verschiedene Vertriebsmitarbeiter geben dieselben Informationen unterschiedlich ein, und Freitextfelder ermöglichen unendlich viele Variationen desselben Werts.
Listenimporte und Integrationen umgehen oft die Duplikatserkennung oder führen zu Formatierungsinkonsistenzen. Kampagnenimporte aus Veranstaltungen, Webinaren und Partnerempfehlungen neigen besonders dazu, doppelte Datensätze zu erzeugen.
Ein natürlicher Datenverfall findet kontinuierlich statt. Berufsbezeichnungen ändern sich, Mitarbeiter verlassen Unternehmen und E-Mail-Adressen werden ungültig. Da jährlich 30 % der Mitarbeiter den Arbeitsplatz wechseln, ist ein erheblicher Teil Ihrer Kontakte seit Ihrer letzten Überprüfung nicht mehr aktuell.
Mangelnde Governance lässt kleine Probleme sich verschlimmern. Ohne festgelegte Zuständigkeiten, Pflichtfelder und standardisierte Konventionen verschlechtert sich die Datenqualität schneller, als es jemand bemerkt – bis schließlich ein umfangreiches Bereinigungsprojekt erforderlich wird.
Die richtige Häufigkeit der Überprüfung hängt davon ab, wie schnell Ihre Daten veralten – und das hängt wiederum von Ihrer Branche und davon ab, wie intensiv Sie neue Kontakte hinzufügen.
Für Teams, die auf wachstumsstarke Branchen wie SaaS, Technologie oder finanzierte Start-ups abzielen, ist eine monatliche Datenüberprüfung neuer Kontakte unerlässlich. In diesen Umgebungen herrscht eine höhere Mitarbeiterfluktuation und es kommt häufiger zu organisatorischen Veränderungen, was schnellere Veralterungsraten zur Folge hat.
Führen Sie mindestens vierteljährlich eine Überprüfung durch, bei der Duplikate, unvollständige Felder, inaktive Kontakte und Automatisierungsregeln überprüft werden. Wenn Sie neue Teammitglieder einarbeiten oder große Kampagnen starten, sollten Sie häufiger Überprüfungen durchführen, um Probleme zu erkennen, bevor sie sich verschlimmern.
Jährliche Überprüfungen sollten eine vollständige Bestandsaufnahme Ihrer CRM-Struktur umfassen – Lebenszyklusphasen, Pipeline-Phasen, erforderliche Eigenschaften –, um sicherzustellen, dass diese weiterhin die Abläufe in Ihrem Unternehmen widerspiegeln. Was bei 5.000 Kontakten sinnvoll war, lässt sich möglicherweise nicht auf 50.000 skalieren.
Thalox stellt Ihnen die Tools und das Team zur Verfügung, um über reaktive Bereinigung hinaus zu einem proaktiven Datenmanagement zu gelangen. Unsere KI-gestützte Plattform Thalox Suite prognostiziert das E-Mail-Engagement und segmentiert Ihre HubSpot-Kontakte automatisch anhand ihrer Antwortwahrscheinlichkeit.
Anstatt alle Kontakte gleich zu behandeln, ermittelt die Thalox Suite, welche Datensätze es wert sind, angereichert zu werden, welche archiviert werden sollten und welche gerade jetzt für eine Kontaktaufnahme bereit sind. Dieser datengesteuerte Ansatz verbessert Ihre E-Mail-KPIs, liefert dem Vertrieb mehr qualifizierte Leads und reduziert den unnötigen Aufwand, Kontakte anzusprechen, die ohnehin nie reagieren würden.
Doch Technologie allein hält ein CRM nicht sauber – das leisten Menschen und Prozesse. Hier kommt das Thalox-Beratungsteam ins Spiel. Unsere zertifizierten HubSpot-Berater arbeiten eng mit Ihnen zusammen, um Ihr Portal zu prüfen, Strukturen für die Datenverwaltung zu entwerfen, Zuständigkeiten und Namenskonventionen festzulegen und Ihr Team in den Arbeitsabläufen zu schulen, die verhindern, dass sich fehlerhafte Daten wieder einschleichen. Ganz gleich, ob Sie ein einmaliges Bereinigungsprojekt, Unterstützung bei einer komplexen Migration oder ein kontinuierliches CRM-Management als Erweiterung Ihres Teams benötigen – wir passen die Zusammenarbeit individuell an Ihre aktuelle Situation an.
Der Thalox Health Check ist der ideale Ausgangspunkt: Unsere Berater analysieren Ihre aktuelle HubSpot-Installation, identifizieren Problembereiche und übergeben Ihnen eine nach Prioritäten geordnete Liste konkreter Optimierungsmaßnahmen – mit der Option, diese gemeinsam umzusetzen.
Sind Sie bereit, Ihr unübersichtliches CRM in einen Wachstumsmotor zu verwandeln? Kontaktieren Sie Thalox für ein erstes Beratungsgespräch und erfahren Sie genau, wo Ihre Datenbank Handlungsbedarf aufweist – und wie unser Team Ihnen helfen kann, das Problem endgültig zu beheben.
Lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie Buyer Intent in HubSpot einrichten. Verfolgen Sie Unternehmen mit hoher Kaufabsicht, konfigurieren Sie...
Definieren Sie Ihre HubSpot Lead Scoring Best Practices neu. Optimieren Sie in 6 Schritten Ihre Marketingabläufe mit Hilfe von KI-Tools.
Erfahren Sie in dieser umfassenden Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Angebote in HubSpot effizient erstellen und verwalten.