5 Schritte zur Optimierung Ihrer HubSpot-Deal-Phasen

Warum sollten Sie Ihre HubSpot-Abschlussphasen optimieren?

Die Optimierung Ihrer HubSpot-Abschlussphasen ist nicht nur ein "Nice-to-have", sondern eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen, das seinen Vertriebsprozess rationalisieren und die Gesamteffizienz verbessern möchte.

Geschäftsphasen sind die Phasen oder Schritte in Ihrer Vertriebspipeline, die Ihrem Vertriebsteam signalisieren, dass sich eine Verkaufschance dem Abschluss nähert. Ihre Vertriebspipeline beginnt dort, wo Ihr Marketingtrichter endet.

Bei der Optimierung von Geschäftsphasen geht es darum, jede Phase Ihrer Vertriebspipeline so zu verfeinern, dass sie die tatsächliche Reise Ihrer Käufer widerspiegelt und nicht nur Ihre interne Vertriebscheckliste.

In HubSpot stellt eine Abschlussphase einen Schritt in Ihrer Vertriebs-Pipeline dar, der widerspiegelt, wo sich ein potenzieller Abschluss im Vertriebsprozess befindet. Jede Stufe entspricht in der Regel einer bestimmten Aktion oder einem Meilenstein (z. B. "Kontaktiert", "Qualifiziert", "Demo geplant", "Angebot gesendet", "Abgeschlossen" oder "Abgeschlossen verloren").

Diese Stufen helfen Ihrem Vertriebsteam:

• Verfolgen Sie den Fortschritt und prognostizieren Sie den Umsatz

• Verstehen, welche Aktionen als nächstes erforderlich sind

• den Vertriebsprozess zu standardisieren

HubSpot ermöglicht die Anpassung der Geschäftsphasen innerhalb jeder Pipeline an Ihren Vertriebsprozess.

Wenn die Geschäftsphasen klar definiert und optimiert sind, profitieren Sie von einer Vielzahl von Vorteilen. Im Gegensatz dazu kann eine schlecht definierte Pipeline dazu führen, dass unqualifizierte Geschäfte zu früh vorangetrieben werden, die Pipelines aufgebläht werden und Zeit mit der Verfolgung von Leads mit geringer Priorität verschwendet wird, während Geschäfte mit hohem Potenzial durch die Maschen fallen.

1. Überprüfen und Vereinfachen Ihrer Vertriebspipeline

Der erste Schritt zur Optimierung Ihrer HubSpot-Abschlussphasen besteht in der Überprüfung und Vereinfachung Ihrer Vertriebspipeline. Dieser Prozess beinhaltet eine gründliche Überprüfung Ihrer aktuellen Geschäftsphasen, um Redundanzen oder Unordnung zu identifizieren, die zu Verwirrung oder Ineffizienz führen könnten.

• Erstellen Sie eine Übersicht über Ihre bestehende Vertriebskette und untersuchen Sie den Zweck sowie die Eintritts- und Austrittskriterien für jede Phase.
• Gibt es Phasen, die keinen Zweck mehr erfüllen? Gibt es Phasen, die kombiniert werden können?
• Wenn Sie Ihre Vertriebskette vereinfachen, wird sie für Ihr Vertriebsteam leichter zu verfolgen und für Sie leichter zu verwalten sein.

Wenn Sie z. B. feststellen, dass Geschäfte häufig in einer bestimmten Phase stecken bleiben, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass die Kriterien für den Übergang zur nächsten Phase zu streng oder unklar sind. Durch die Vereinfachung und Klärung dieser Kriterien können Sie dafür sorgen, dass die Geschäfte reibungsloser durch die Pipeline fließen.

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2. Klare Ein- und Ausstiegskriterien definieren

Sobald Sie eine vereinfachte Pipeline haben, besteht der nächste Schritt darin, klare Ein- und Ausstiegskriterien für jede Geschäftsphase zu definieren. Das bedeutet, dass Sie spezifische, umsetzbare Anforderungen festlegen , die erfüllt sein müssen, damit ein Geschäft von einer Phase zur nächsten übergeht.

Gut definierte Kriterien helfen dabei, Vermutungen zu vermeiden, und stellen sicher, dass alle Teammitglieder auf der gleichen Seite stehen.

Um zu verwalten, wie Benutzer Datensätze erstellen und durch eine Pipeline verschieben können, könnenSuper-Admins Regeln für ihre Geschäfts-, Ticket-, Lead- und benutzerdefinierten Objekt-Pipelines festlegen.

Ein Eingangskriterium für die Stufe "Qualifizierter Lead" könnte beispielsweise sein, dass der Lead eine bestimmte Aktion abgeschlossen hat, z. B. das Ausfüllen eines Formulars oder die Teilnahme an einem Webinar. Ein Ausstiegskriterium könnte sein, dass der Lead ein sinnvolles Gespräch mit einem Vertriebsmitarbeiter geführt hat.

Beispiele für Geschäftsphasen. Quelle: HubSpot Blog.

Klare Kriterien helfen auch bei der Wahrung der Integrität Ihrer Vertriebsdaten. Wenn sich alle an dieselben Regeln halten, werden Ihre Vertriebsberichte und -prognosen genauer und Sie erhalten einen besseren Überblick über den Zustand Ihrer Vertriebspipeline.

3. Ausrichtung der Geschäftsphasen an der Buyer's Journey

Ihre Geschäftsphasen sollten sich eng an der Reise Ihrer Käufer orientieren. Das bedeutet, dass Sie verstehen müssen, wie Ihre Kunden in jeder Phase des Verkaufsprozesses denken und handeln , und dass Sie Ihre Pipeline auf diese Verhaltensweisen abstimmen müssen.

Ein Beispiel:

• Käufer in der Frühphase befinden sich möglicherweise in der Recherchephase und suchen nach Informationen und Ressourcen.
• Käufer in der mittleren Phase vergleichen möglicherweise Optionen und suchen nach detaillierteren Produktinformationen.
• Käufer in der Spätphase sind wahrscheinlich bereit, eine Kaufentscheidung zu treffen, und benötigen Sicherheit und letzte Details.

Beispiel für eine Pipeline und ihre Geschäftsphasen.

Indem Sie Ihre Geschäftsphasen an diesen Verhaltensweisen der Käufer ausrichten, erleichtern Sie es Ihrem Vertriebsteam, relevante und rechtzeitige Informationen bereitzustellen, und erhöhen so die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Konversion. Diese Ausrichtung trägt auch dazu bei, Ihren Käufern ein individuelleres Erlebnis zu bieten, was ihre Reise und Zufriedenheit erheblich verbessern kann.

4. Automatisierung von Aktionen für Konsistenz

Automatisierung ist ein leistungsfähiges Werkzeug für die Optimierung der Abschlussphase. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und -aktionen können Sie Konsistenz gewährleisten und Ihrem Vertriebsteam wertvolle Zeit sparen.

So können Sie beispielsweise automatische E-Mail-Sequenzen einrichten, die ausgelöst werden, wenn ein Geschäft in eine neue Phase übergeht. Diese E-Mails können Käufer mit relevanten Informationen und nächsten Schritten versorgen und sie so im Verkaufsprozess halten und voranbringen.

Ein Beispiel für eine automatisierte Follow-up-E-Mail, die kurz vor dem Absenden eines Formulars gesendet wird.

Darüber hinaus können den Vertriebsmitarbeitern in jeder Phase automatisierte Aufgaben zugewiesen werden, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Aktionen verpasst werden. Wenn ein Geschäft beispielsweise in die Phase "Vorschlag gesendet" eintritt, kann eine automatisierte Aufgabe den Vertriebsmitarbeiter daran erinnern, dass er nach einer bestimmten Anzahl von Tagen nachfassen muss.

Beispiel für einen Workflow zur Erstellung und Zuweisung von Aufgaben bei der Erstellung eines neuen Geschäfts

Die Automatisierung verbessert nicht nur die Effizienz, sondern trägt auch dazu bei, ein hohes Maß an Konsistenz im gesamten Vertriebsprozess aufrechtzuerhalten, so dass dieser im Laufe der Zeit leichter zu verwalten und zu optimieren ist.

5. Schulung Ihres Teams für nachhaltigen Erfolg

Schließlich ist die Optimierung Ihrer HubSpot-Abschlussphasen keine einmalige Aufgabe. Sie erfordert kontinuierliche Schulungen und Unterstützung für Ihr Vertriebsteam, um nachhaltigen Erfolg zu gewährleisten.

Führen Sie regelmäßige Schulungen durch, um Ihr Team mit den neuen Geschäftsphasen, Kriterien und automatisierten Aktionen vertraut zu machen.

Informieren Sie sie darüber:

• Beispiele
• Vorlagen

Damit sie verstehen, wie sie diese Änderungen in ihrer täglichen Arbeit umsetzen können.

Die regelmäßige Überprüfung und Verfeinerung Ihrer Geschäftsphasen auf der Grundlage von Feedback und Leistungskennzahlen ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Ermutigen Sie Ihr Team, seine Erfahrungen und Erkenntnisse mitzuteilen, und nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Vertriebspipeline kontinuierlich zu verbessern.

Indem Sie in Schulungen investieren und eine offene Kommunikation mit Ihrem Team aufrechterhalten, können Sie sicherstellen, dass Ihre optimierten Geschäftsphasen auch weiterhin die Effizienz und Effektivität Ihres Vertriebsprozesses fördern.

Wenn Sie diese fünf Schritte befolgen - Überprüfung und Vereinfachung Ihrer Pipeline, Definition klarer Ein- und Ausstiegskriterien, Ausrichtung an der Buyer's Journey, Automatisierung von Aktionen und Schulung Ihres Teams - können Sie Ihre HubSpot-Abschlussphasen perfektionieren und Ihre Vertriebseffizienz erheblich steigern.