Für die Synchronisierung von WhatsApp mit HubSpot sind ein WhatsApp Business-Konto, ein HubSpot Marketing Hub- oder Service Hub-Abonnement der Stufe „Professional“ oder „Enterprise“ sowie Administratorrechte für ein Meta Business Manager-Konto erforderlich. Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, wird die Verbindung direkt in den Einstellungen des HubSpot-Posteingangs oder des Helpdesks hergestellt, wo Sie Ihr verifiziertes WhatsApp Business-Konto mit einem Kanal Ihrer Wahl verknüpfen.
WhatsApp hat sich zum Kanal entwickelt, über den Ihre Kunden tatsächlich antworten. Die Verwaltung von Unterhaltungen außerhalb Ihres CRM führt jedoch zu Kontextverlust, Doppelarbeit und längeren Antwortzeiten.
Die gute Nachricht ist, dass HubSpot eine native Integration bietet, die WhatsApp direkt in Ihren Konversations-Posteingang integriert – vorausgesetzt, Sie erfüllen zunächst einige Anforderungen von Meta und HubSpot.
In diesem Artikel gehen wir kurz darauf ein, was Sie vor dem Start benötigen und wie der Verbindungsprozess abläuft. Am Ende stellen wir eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung im Folienformat bereit – für alle, die bereit sind, die Einrichtung vorzunehmen, ohne sich in den technischen Details zu verlieren.
Was benötigen Sie, um WhatsApp mit HubSpot zu synchronisieren?
Bevor du versuchst, WhatsApp mit HubSpot zu verbinden, stelle sicher, dass du Folgendes hast:
- Ein WhatsApp-Business-Konto (ein privates Konto funktioniert nicht)
- HubSpot Marketing Hub oder Service Hub, Tarif „Professional“ oder „Enterprise“
- Unternehmensdaten: rechtlicher Firmenname, WhatsApp-Anzeigename, Website und Unternehmens-E-Mail-Adresse
- Administratorzugriff auf das Meta Business Manager-Konto Ihres Unternehmens
- Eine verfügbare Telefonnummer, die für Sprachanrufe geeignet ist, über kein aktives IVR-System verfügt und noch nicht mit einem anderen WhatsApp-Konto oder einer anderen WhatsApp-App verknüpft ist
Wenn Sie voraussichtlich mehr als 50 von Ihrem Unternehmen initiierte Unterhaltungen pro Tag versenden, müssen Sie außerdem Ihr Meta Business Manager-Konto offiziell verifizieren.
Wie funktioniert die Synchronisierung zwischen WhatsApp und HubSpot?
Die Synchronisierung von WhatsApp mit HubSpot erfolgt in zwei Schritten: Einrichten eines verifizierten Meta Business-Kontos und anschließende Verknüpfung innerhalb des HubSpot-Posteingangs oder Helpdesks.
Schritt 1: Wie richten Sie das Meta Business-Konto ein?
- Erstellen und verifizieren Sie Ihr Meta Business Manager-Konto
- Bestätigen Sie Ihre Unternehmensdaten (offizieller Name, Website, E-Mail-Adresse)
- Lassen Sie das Konto verifizieren, wenn Sie mehr als 50 von Ihrem Unternehmen initiierte Konversationen pro Tag erwarten
Schritt 2: Wie stellen Sie die Verbindung innerhalb von HubSpot her?
- Wählen Sie aus, wo Sie die Verbindung herstellen möchten: im Konversations-Posteingang ( am besten für Vertrieb und allgemeinen Support) oder im Helpdesk ( am besten für ticketbasierten Support)
- Verknüpfen Sie Ihr verifiziertes WhatsApp Business-Konto mit diesem Kanal
- Bestätigen Sie die Nummer und schließen Sie die Einrichtung ab
- Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht des Posteingangs, die nach WhatsApp gefiltert ist, damit Ihr Team diese Konversationen schnell finden kann
Was passiert, sobald WhatsApp mit HubSpot synchronisiert ist?
- Jede Nachricht wird automatisch in der CRM-Zeitleiste des Kontaktsprotokolliert
- Mehrere Teammitglieder können von derselben gemeinsamen Nummeraus antworten – es sind keine separaten Geräte erforderlich
- Eine eingehende Nachricht wird automatisch mit dem entsprechenden Kontakt verknüpft, wenn die Nummer des Absenders mit der gespeicherten Telefonnummer übereinstimmt
- Agenten können während einer Unterhaltung den Kanal wechseln, beispielsweise von WhatsApp zu E-Mail oder einem Telefonanruf, ohne den Kontext zu verlieren
- Rich-Media-Inhalte werden in beide Richtungen unterstützt: Bilder, Videos, Sprachnotizen, Dokumente und sogar Meeting-Links oder Knowledge-Base-Artikel, die von HubSpot gesendet werden
- Antwortzeiten und Nachrichtenvolumen werden direkt in den Berichten von HubSpot erfasst
Welche Einschränkungen gibt es bei der WhatsApp- und HubSpot-Integration?
- Der bisherige Gesprächsverlauf wird nicht in HubSpot importiert, es werden nur neue Nachrichten synchronisiert
- Für Nachrichten, die außerhalb des 24-Stunden-Antwortfensters gesendet werden, ist eine vorab genehmigte Vorlage von Meta erforderlich. Dieses Fenster wird jedes Mal zurückgesetzt, wenn der Kontakt antwortet, sodass eine aktive Konversation niemals abläuft
Quelle: HubSpot
- Seit Juli 2025 basiert die Abrechnung bei WhatsApp auf zugestellten Vorlagennachrichten und nicht mehr auf 24-Stunden-Konversationsfenstern – das kostenlose 24-Stunden-Fenster selbst hat sich nicht geändert, sondern lediglich die Art und Weise, wie außerhalb dieses Zeitraums gesendete Vorlagen abgerechnet werden: pro Nachricht statt als Pauschalbetrag pro Konversation.
- HubSpot begrenzt die Nutzung zudem auf 1.000 geteilte Vorlagennachrichten pro Monat über alle verbundenen Konten hinweg; diese Obergrenze wird an dem Datum zurückgesetzt, an dem Ihr Abonnement ursprünglich erworben wurde
- Bestimmte Nachrichtentypen (Reaktionen, Umfragen, gelöschte Nachrichten) werden nicht unterstützt und werden im Posteingang nicht korrekt angezeigt; Nachrichten, die als sensibel gekennzeichnet sind, werden aus Compliance-Gründen automatisch ausgeblendet
Wenn Sie diese Regeln im Voraus kennen, können Sie Abrechnungsüberraschungen und Verzögerungen bei der Inbetriebnahme vermeiden.
Benötigen Sie Unterstützung bei der Integration? Wenden Sie sich direkt an unser Team. Sie können einen Termin für ein Gespräch mit einem unserer HubSpot-Spezialisten vereinbaren – wir helfen Ihnen gerne dabei, Strategien zu entwickeln, die echte Ergebnisse erzielen!
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